Tema6: La gestión de los documentos. Evolución, concepto y aplicaciones.

La noción de gestión de documentos engloba todo el ciclo de utilización de los documentos, desde su creación o recepción , hasta el momento en el que los documentos no son necesarios.

La diversidad de ventajas ha llevado a crear cuatro nivelesde implantación de la gestión a partir del modelo norteamericano:

1. Nivel mínimo:aquellos países que disponen sus documentos siguiendo las previsiones inscritas y transfiriendo los documentos con valor permanente a los archivos nacionales.
2. Nivel mínimo incrementado:aquellos países que incorporan a los elementos del nivel mínimo la existencia de uno o más depósios intermedios.
3. Nivel intermedio:países que añaden, el diseño y la gestión de formularios, de la correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación,etc., a otros subprogramas básicos.
4. Nivel óptimo:países que suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones,sistemas de análisis y automatización, etc.

APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES

Para establecer un modelo de gestión de documentos debemos tener encuenta:

• El apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento corrdinador.
• Una buena planificación como base del modelo.
• La necesidad de que el personal que se va a encargar de la administración tenga una buena formación.
• La importancia de tener una normalización terminológica en la teoría y la práctica a nivel nacional.
• Tener conciencia de las nuevas tecnologías como instrumentos para la gestión de documentos.
• Y saber que EEUU constituye un punto de referencia en este sentido.

Siguiendo el modelo norteamericano, destacan tres fases dentro de la gestión de documentos:

1. La fase de cración de los documentos
2. La fase de mantenimiento y uso de los documentos
3. La fase de disposición de los documentos

Aún así pueden existir en la práctoca tantos modelos de aplicación como modelos administrativos.
Dos de los mas importantes son: el norteamericano y el europeo.

• Modelo norteamericano

EEUU:La gestión de los documentos la tienen totalmente integrada en el engranaje administrativo federal. Pertecene el factor rentabilidad sobre el cutural como legado.
Se trata de un modelo que tiene una serie de iniciativas para hacer frente al problema causado en las fases de creación, mantenimiento y uso.
Los archiveros son los que intervienen para que estos factores garanticesn la preservación de los datos.
Esta interés por la gestión y la preservación da lugar a dos tipos de profesionales: el gestor de documentos y el archivero.
Los americanos siempre han estado interesados en racionalizar el prceso de ahí el establecimiento de los "record centers" y los "records schedules".
Toda esta gestión ha evolucionado hacia la "Information Resources Managment" en el que participan otros profesionales como: los bibliotecarios, los documentalistas y los informáticos.
Este modelo es respaldado además por la CIA y la UNESCO, lo que convierte el modelo de EEUU como referente obligado para el resto de países.

QUEBEC: a partir de los años 80 se desarrolan las principales leyes q afectan a la gestión de documentos y creandose dos modelos:

• Modelo Quebec-francófono
• Modelo Quebec-anglófono

En este modelo son los Archivos Nacionales los encargdos de ejercer las funciones de control y tutela de los documentos.A diferencia de EEUU el Conservador obtiene más importancia que el Archivero.
Además da una mayor importancia a la clasificación, calendario de conservación e inventario de documentos como elementos clave de cualquier sistema de gestión de documentos.
También valora desde un punto de vista tanto práctico como teórico, el papel de las nuevas tecnologías en la gestión de la documentación administrativa.

• Modelo europeo

Dentro del modelo europeo destacamos los siguientes modelos:

• Modelo de países Germánicos
• Modelo de Italia
• Modelo de Inglaterra
• Modelo de Francia
• Modelo de España

Destacare el modelo de ESPAÑA. En este modelo no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos.
La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización.

• El Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales que engloba: el reglamento de archivos del Estado y las normas técnicas de la dirección de los archivos Estatales.

El plan supone la identificación y valoración de las series documentales producidas por los organismos que forman la administración del estado, la determinación de los plazos de urgencia administrativa y de su valor histórico.
A partir de aquí se determinan las normas de eliminación de documentos que posibilitará el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de documentos administrativos.