Desd un punto de vista arquitectónico, el edificio es un conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo.
El emplazamiento del archivo debe estar lo mas cerca posible de los usuarios, buscando la seguridad y considerando tanto el coste como la disponibilidad del suelo.
La situación idónea será un emplazamiento suburbano y un desdoblamiento en varios centros, en el que el archivo principal se encuentre en un lugar céntrico y los anexos de fondos menos consultados en la periferia.
Características arquitectónicas
- Estructura de hormigón ormado
- Los edificios de madre insustituible, serán tratados con productos ignífugos e insecticidas
- Los cerramientos al exterior serán de piedra natural, ladrillo u otro material de fácil conservación.
- Eliminación de barreras arquitectónicas para facilitar el acceso a minusválidos
Es el espacio donde se cuentran los documentos. Debe ocupar un sitio en la primera planta, aislado del suelo y de las cubiertas del edificio.
El depósito ocupará un total del 60% de la superficie construida, medirá entre 200 y 250 metros cuadrados, y 2,50 metros de altura.
Recomendaciones
- Debe de tener una fuerte resistencia mecánica
- Los suelos, muros y techos serán resistentes al fuego durante dos horas
- Los muros exteriores contarán con medidas de aislamiento térmico
- El acristalamiento deberá ser: inastillable, absorbente de radiaciones y con un aislamiento térmico y acústico.
- La instalación de fontanería de debe atravesar los locales.
- Factores climáticos: en el depósito la humedad será de un 45/65% controlada mediante aparatos deshumificadores y de aire acondicionado; la temperatura alcanzará los 17/18ºC 21ºC como máximo.Y para evitar los rayos ultravioleta se evitarán mantener las ventanas abiertas y se evitará que la luz incita directamente en los documentos.
- El polvo y la contaminación se evitarán aplicando revestimientos sintéticos a las paredes y techos para impedir su desgaste, se recubrirán los suelos con materiales que no acumulen polvo, y se utilizará el aire acondicionado para evitar la contaminación atmosférica.
- El fuego:los materiales utilizados deben ser incombustibles.
- Los factores biológicos:los insectos mas perjudiciales son los xilófogos(carcoma, termitas,lepisma...) y los microorganismos como hongos y bacterias.Esto se evitará limpiando regularmente los depósitos, desifectando los documentos cuando ingresan, etc...
- La instalación eléctrica y de seguridad: la ilumniación debe ser suficiente pero sin excesos y deben de haber sistemas contra el robo y el vandalismo.
Debe cumplir las siguientes características:
- El mobiliario debe ser sólido
- No debe de tener ningún elemento,clavos, ángulos metálicos, que perjudiquea los documentos
- Debe tener una buena ventilación para que no se acumule aire en su interior
- Ha de ser cómodo y de fácil acceso
- Mobiliario horizontal:cajoneras
- Mobiliario vertical:estanterías,compactus,archivadores verticales, mamparas múltiples y porta planos horizontales
- Mobiliario para documentos enrollados
- Enrollado=>para los documentos de gran formato, cuando no se disponga de mobiliario horizontal adecuado.El sistema mas adecuado es el de tambor o alma
- Carpetas=>sistema de protección clásico
- Carpetas con ventana-paspartú=>indicada para documentos pequeños y medio formato, recomendable para los documentos que se van ha exponer frecuentemente.
- Legajo=>consta de dos tapas de cartón duras y una cienta que los une, la documentación se deposita dentro.
- Sobres y camisas=>para documentos muy pequeños o bien por su estado de conservación deben ser guardados con una protección indivudual.
- Cajas de protección para libros y documentos.
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