La web 2.0 ha transformado el modo de transmisión de la información acercándola a todo tipo de usuario, facilitando la búsqueda y permitiendo la interacción del mismo.
Considero que al igual que las nuevas tecnologías se acercan cada vez más a nuestras vidas, coches inteligentes, robots que facilitan el trabajo, en el tratamiento de archivos también es necesario ese avance.
Los archiveros tienen que participar en esta nueva forma de comunicación, procesando y tratando la información que se pondrá a disposición de los usuarios.
Por ello, para que este avance sea posible, deben de existir expecialistas que vuelquen esa información en la red, utilizando para ello las wikis, blogs, facebooks...Dichos especialistas no deben ser otros que los archiveros dados que son los que mejor conocen la forma de procesar estos documentos para lo cual deben de estar continuamente informados y actualizados sobre estas nuevas técnicas de transmisión de la información.
Por tanto el futuro de los archiveros pasa por una perfecta formación tanto en el conocimiento profundo del archivo como en todo lo relacionado con las web 2.0.
domingo, 6 de junio de 2010
domingo, 23 de mayo de 2010
Simulación de procedimiento administrativo
Este trabajo tiene como objetivo realizar la simulación de un proceso administrativo.
Se trata de la tramitación de un permiso de obra, es un procedimiento cuya documentación resultante se organiza en un expediente y se organiza cronológicamente, por lo que se hará una descripción de cada tipo documental que lo compone y se irá colgando en twitter.
Este trabajo lo vamos a realizar conjuntamente:
Fransciso José Sánchez Sánchez
Marta Vargas Pulido
El procedimiento se publicará en este blog y en el de mi compañero http://franciscojosesanchez.blogspot.com/.
Los documentos que se necesitan son los siguientes:
- Documento 1º Instancia
- Documento 2º Título de propiedad
- Documento 3º Memoria detallada de la actuación
- Documento 4º Presupuesto detallado por partidas
- Documento 5º Plano situación catastro escala 1:25000
- Documento 6º Plano acotado del edificio
- Documento 7º Ficha de inspección de obra
- Documento 8º Notificación del acuerdo
viernes, 7 de mayo de 2010
Tema 12: Estudio de usuarios de archivo
Estudios de usuarios
Se entiende como estudio de usuarios, "las herramientas de planificación, análisis y evaluación apliacadas al último eslabón de la cadena documental".
Estos estudios sirven para: conocer los hábitos y necesidades de información de los usuarios, evaluar los recursos humanos, documentales y tecnologías de los centro de información, medir la eficacia de los centro de información, conocer la estructura y la dinámica de los colectivos de investigadores y facilitar la realización de cursos de formacción de usuarios.
Los estudios de usuarios suelen ser escasos debido a que los documentos de archivo poseen una natiraleza única y los usuarios de archivos son considerados tradcionalmente como los mas elitistas dentro de los centros de información.
Los indicadores que se pueden utilizar par desarrollar un estudio de usuarios de arvchivos son:
- Indicadores biográficos
- Indicadores bibliográficos
Para recoger los datos, los métodos a utilizar son:
-Métodos directos:
-Métodos directos:
- La encuesta por correo
- La entrevista personal
-Métodos indirectos
-Análisis de las peticiones de documentos
Los datos obtenidos a partir de cualquiera de estas medidad será, un análisis estadístico descriptivo que pone de manifiesto las necesidades de información de nuestros usuarios.
Pero si se tienen controlados a los investigores/usarios y las concultas que realizan, se podrá hacer un estudio de usuarios mas fácilmente y sin necesidad de utilizar los métodos anteriores.
-Análisis de las peticiones de documentos
Los datos obtenidos a partir de cualquiera de estas medidad será, un análisis estadístico descriptivo que pone de manifiesto las necesidades de información de nuestros usuarios.
Pero si se tienen controlados a los investigores/usarios y las concultas que realizan, se podrá hacer un estudio de usuarios mas fácilmente y sin necesidad de utilizar los métodos anteriores.
Tema 11: El desarrollo normativo: La descripción de documentos en la actualidad.
Normalizar=> regularizar o poner en orden lo que no estaba; tipificar, ajustar a un tipo, modelo o norma.(Diccionario de la Lengua Española)
Proceso normalizador:
Proceso normalizador:
- Estudio previo
- Simplificación
- Consenso
- Aplicación generalizada
Esta normalización en la archivística afecta a la gestión documental, la administración de archivos y al tratamiento de los documentos, tanto en la organizción como en la descripción.
Evaluación de las normas de descripción archivística
El caso de EEUU
En los años 80, Steven Hensen, intenta elaborar un manual general con el que se pudiera describir cualquier tipo de documento de archivo y destacara los aspectos de la descripción archivística frent a las de descripción bibliográfica.
En en 1983 cuando aparece la primera edición de de archivo el Archives Personal Papers and Manusupts (APPM), que se trata de la primera de caráter normativo.
El APPM se divide en dos partes: la primera parte en la descripción y la segunda en puntos de acceso.
En la primera parte la estructura se presenta igual que en las AACR2, con 7 áreas, aunque 4 no coinciden.
Las áreas son:
-Área de título y mención de responasiblidad
-Área de edición
-Área de los detalles específicos del material
-Área de fecha
-Área de descripción física
-Área de serie
-Área de notas
USMARC AMC
Este formato se crea con la intención de sustentar la formación de un sistema nacional de información archivística.
Presenta a grandes rasgos la misma configuración que el resto de los formatos MARC, aunque presenta cambios en la parte de contenido.
Manual of Archival Description (MAD)
Tiene su origen en 1980 pero no se pone en marcha hasta 1984. Tenía como objetivo formular normas específicas para la descripción archivística.
En 1986 se crea la primera edición por Michael Cook, y en 1989 la segunda realizada junto a Margareth Procter. Esta segunda edición incluía además algunas modificaciones como un mayor número de formatos para la elaboración de instrumentos de descripción, reglas específicas para tipos de documentos determinados, etc... A finales del 2000 fue publicada la tercera edición.
Al final el objeto general es sintetizar y codificar la práctica tradicional.
Está dividido en 5 partes:
Evaluación de las normas de descripción archivística
El caso de EEUU
En los años 80, Steven Hensen, intenta elaborar un manual general con el que se pudiera describir cualquier tipo de documento de archivo y destacara los aspectos de la descripción archivística frent a las de descripción bibliográfica.
En en 1983 cuando aparece la primera edición de de archivo el Archives Personal Papers and Manusupts (APPM), que se trata de la primera de caráter normativo.
El APPM se divide en dos partes: la primera parte en la descripción y la segunda en puntos de acceso.
En la primera parte la estructura se presenta igual que en las AACR2, con 7 áreas, aunque 4 no coinciden.
Las áreas son:
-Área de título y mención de responasiblidad
-Área de edición
-Área de los detalles específicos del material
-Área de fecha
-Área de descripción física
-Área de serie
-Área de notas
USMARC AMC
Este formato se crea con la intención de sustentar la formación de un sistema nacional de información archivística.
Presenta a grandes rasgos la misma configuración que el resto de los formatos MARC, aunque presenta cambios en la parte de contenido.
Manual of Archival Description (MAD)
Tiene su origen en 1980 pero no se pone en marcha hasta 1984. Tenía como objetivo formular normas específicas para la descripción archivística.
En 1986 se crea la primera edición por Michael Cook, y en 1989 la segunda realizada junto a Margareth Procter. Esta segunda edición incluía además algunas modificaciones como un mayor número de formatos para la elaboración de instrumentos de descripción, reglas específicas para tipos de documentos determinados, etc... A finales del 2000 fue publicada la tercera edición.
Al final el objeto general es sintetizar y codificar la práctica tradicional.
Está dividido en 5 partes:
- Una introducción general
- Los elementos y la estructura de los documentos de archivo
- Formatos de descripción
- Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística
- Recomendaciones para la descripción de algunos tipos documentales concretos y en soportes especiales.
Su estructura está dividida en dos partes:
-El sector de descripción archivística integrado por:
-El sector de descripción archivística integrado por:
- Área de mención e identidad
- Área de historia administrativa y de custodia
- Área de contenido y carácter
- Área de acceso, publicación y referencia
-El sector de información de gestión( es exclusivo de MAD2), y está agrupado en tres áreas:
- Área de información
- Área de control y proceso
- Área de conservación
El caso de Canadá
"Reglas para la descripción de documentos archivos"(RDDA)
Tiene un valor normativo.
Los Archiveros canadienses usarán las áreas de descripción bibliográfica, adaptando aquellas de contenido bilbliográfico para incluir datos de carácter archivístico y admitirá la creación de nuevas áreas, concretamente el área de descripción de documentos de archivo.
La principal aportación de la RDDA ha sido definir en precisión, los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción.
El segundo nivel de descripción comprende todos los elementos de la RDDA aplicados a la unidad de descripción.
Tanto la APPM como la RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliofráfico.
La norma ISAD (G)
Desarrollo
La norma ISAD (G) se ideó con la intención de elaborar unas directrices generales de descripción de documentos.
Ésta debía contar con el conseso general para ello era dictado por un organismo internacional cuya autoridad fuera reconocida por la comunidad archivística mundia (CIA), y cada país aportaría demás su punto de vista oficial y profesional.
El período de revisión de la primera versión caba en 1998 y en el año 2000 tra una segunda revisión se presenta la 2º edición. En sta se realizan unos cambios terminológicos y conceptuales y unos cambios estructurales.
La descripción multinivel
Consiste en llevar a cabo la descripcion de un fondo, utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y realizando las descripciones resultantes de forma jerárquica.
En esta descripción hay que diferenciar dos grados de aplicación:
"Reglas para la descripción de documentos archivos"(RDDA)
Tiene un valor normativo.
Los Archiveros canadienses usarán las áreas de descripción bibliográfica, adaptando aquellas de contenido bilbliográfico para incluir datos de carácter archivístico y admitirá la creación de nuevas áreas, concretamente el área de descripción de documentos de archivo.
La principal aportación de la RDDA ha sido definir en precisión, los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción.
El segundo nivel de descripción comprende todos los elementos de la RDDA aplicados a la unidad de descripción.
Tanto la APPM como la RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliofráfico.
La norma ISAD (G)
Desarrollo
La norma ISAD (G) se ideó con la intención de elaborar unas directrices generales de descripción de documentos.
Ésta debía contar con el conseso general para ello era dictado por un organismo internacional cuya autoridad fuera reconocida por la comunidad archivística mundia (CIA), y cada país aportaría demás su punto de vista oficial y profesional.
El período de revisión de la primera versión caba en 1998 y en el año 2000 tra una segunda revisión se presenta la 2º edición. En sta se realizan unos cambios terminológicos y conceptuales y unos cambios estructurales.
La descripción multinivel
Consiste en llevar a cabo la descripcion de un fondo, utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y realizando las descripciones resultantes de forma jerárquica.
En esta descripción hay que diferenciar dos grados de aplicación:
- Primer grado: a cada nivel de clasificación le corresponde un nivel de descripción
- Segundo grado: relacionar jerárquicamente las descripciones resultantes de la fase anterior.
De todas formas, la ISAD(G) establece un grupo de 5 niveles de descripción que van de lo general a lo específico.
Pero la normal no obliga el nivel de descripción al que se debe llegar.
Entre los factores que influyen a decidir el nivel destacan:la complejidad de la estructura del fondo documental, el volumen del fondo, las demandas de información de los usuarios y el valor histórico de los documentos.
Las reglas de descripción multinivel
Para la aplicación de la descripción multinivel, las ISAD(G) propone 4 reglas:
Pero la normal no obliga el nivel de descripción al que se debe llegar.
Entre los factores que influyen a decidir el nivel destacan:la complejidad de la estructura del fondo documental, el volumen del fondo, las demandas de información de los usuarios y el valor histórico de los documentos.
Las reglas de descripción multinivel
Para la aplicación de la descripción multinivel, las ISAD(G) propone 4 reglas:
- Regla de descripción de lo general a lo particular
- Regla de información pertinente para el niver de decripción
- Regla de vinculación de las descripciones
- Regla de no repetición de la información
Estructura
Áreas y elementos
1) Área de mención de identidad
Áreas y elementos
1) Área de mención de identidad
- Código de referencia
- Título
- Fecha
- Nivel de descripción
- Extensión y soporte
2) Área de contexto
- Nombre del productor
- Historia institucional/ Biografía
- Histora archivística
- Fuente de inmediato de adquisición o transferencia
3) Área de contexto y estructura
- Alcance y contenido
- Información sobre valoración, selección y eliminación
- Nuevos ingresos
- Sistema de organización
4) Área de condiciones de acceso y utilización
- Condiciones que rige el acceso
- Condiciones que rige la reproducción
- Lengua/escritura del material
- Características físicas y requisitos técnicos
- Instrumentos de descrpción
5) Área de materiales relacionados
- Existencia y localización de los originales
- Existencia y localización de copias
- Unidad de descripción relacionadas
- Nota de publicación
6) Área de notas
- Nota
7) Área de control de la descripción
- Nota del archivero
- Reglas o convenciones
- Fecha de la descripción
El control de autoridades en archivos
¿Qué son los puntos de acceso?
Son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y licalizar una descripción archivística.
Existen dos grados de normalización de los puntos de acceso:
¿Qué son los puntos de acceso?
Son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y licalizar una descripción archivística.
Existen dos grados de normalización de los puntos de acceso:
- Aplicar unas reglas comunes
- Estableces una forma única de punto de acceso.Control de autoridades:
- Permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades
- Acutar como sistema de referencia e información
- Facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental
La norma ISAAR (CPF)
Trata de estableces unas reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivístico que describe entidades corporativas; personas, familiares que pueden ser considerados como creadores en las descripciones de los documentos de archivo.
Para llevar a cabo esto, la norma comprende dos aspectos:
Trata de estableces unas reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivístico que describe entidades corporativas; personas, familiares que pueden ser considerados como creadores en las descripciones de los documentos de archivo.
Para llevar a cabo esto, la norma comprende dos aspectos:
- La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivos
- La descripción de todos aquellos atributos que son necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental
Estructura
Área y elementos
1) Área de control y autoridad
Utilidad: establece la entrada autorizada y la relaciona a otras entidades
Elementos:
Área y elementos
1) Área de control y autoridad
Utilidad: establece la entrada autorizada y la relaciona a otras entidades
Elementos:
- Código de identificación
- Tipo de encabezamiento autorizado
- Entrada autorizada
- Entrada paralela
- Forma excluida
- Entrada autorizada relacionada
2) Área de información
Utilidad: proporcina información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada.
Elementos:
Utilidad: proporcina información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada.
Elementos:
- Entidades
- Personas
- Familias
3) Área de notas
Utilidad: informe sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado
Elementos:
Utilidad: informe sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado
Elementos:
- Nota del archivero
- Reglas o convenciones
- Fecha
La descripción archivística codificada:EAD
El EAD es una estructura normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambios, acceder a elos a largo plazo y emplear la información que contiene.
Es un formato de comunicación que permite a los archiveros distribuir electrónicamente instrumentos de descripción a usuarios distantes o locales.
Es además una teconología basada en normas previas, independientemente de plataformas informáticas.
La EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML/XML
El objeto de codificación son los inventarios y los registros.
El objetivo por tanto es facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción a un entorno electrónico.
La norma EAD:
El EAD es una estructura normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambios, acceder a elos a largo plazo y emplear la información que contiene.
Es un formato de comunicación que permite a los archiveros distribuir electrónicamente instrumentos de descripción a usuarios distantes o locales.
Es además una teconología basada en normas previas, independientemente de plataformas informáticas.
La EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML/XML
El objeto de codificación son los inventarios y los registros.
El objetivo por tanto es facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción a un entorno electrónico.
La norma EAD:
- Determina los tipos de elementos utilizados
- Determina los atributos que éstos pueden tener asociados
- Especifíca el contenido que tales tipo de elementos puede incluir
La EAD establece un número de 145 elementos, estableciendo para cada uno de ellos un nombre completo y un identificador genérico.
Los atributos son una forma de incorporar características a los elementos, tiene su propio nombre y pueden tomar varios valores. Los atributos son opcionales pero los hay obligatorios.
Visión general de un documento EAD:
Se compone de tres partes principales:
Los atributos son una forma de incorporar características a los elementos, tiene su propio nombre y pueden tomar varios valores. Los atributos son opcionales pero los hay obligatorios.
Visión general de un documento EAD:
Se compone de tres partes principales:
- La cabecera
- La información preliminar
- El instrumento de descripción: con la descripción archivística y la información descrita complemetanria.
jueves, 6 de mayo de 2010
Tema 10: Organizanción y descripción
APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS RESPECTO AL ORIGEN Y ORDEN ORIGINAL EN LOS FONDOS DE ARCHIVO
El arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas que se pueden definir en tres aspectos:
El arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas que se pueden definir en tres aspectos:
- Clasificar los fondos
- Ordenar los documentos
- Elaborar un cuadro o esquema que ponga de relieve la estructuración desde el fondo
Los documentos.Tipos documentales
-Documentos de decisión=>resoluciones y acuerdos
-Documentos de transimisión=>comunicaciones, notificaciones y publicaciones
-Documentos de constancia=>actas, certificados, certificaciones acto y presunto
-Docuementos de juicio=>informes
-Documentos de los ciudadanos=>solilcitudes, denuncias, alegaciones y recursos
Agrupaciones documentales.Expedientes y Series
Los expedientes
Un expediente es un conjunto de documentos que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Partes del expediente
-Documentos de decisión=>resoluciones y acuerdos
-Documentos de transimisión=>comunicaciones, notificaciones y publicaciones
-Documentos de constancia=>actas, certificados, certificaciones acto y presunto
-Docuementos de juicio=>informes
-Documentos de los ciudadanos=>solilcitudes, denuncias, alegaciones y recursos
Agrupaciones documentales.Expedientes y Series
Los expedientes
Un expediente es un conjunto de documentos que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Partes del expediente
- Los documentos=>se producen e insertan de manera sucesiva, unidos por la relación causa-efecto.Se pueden diferenciar distintos tipos de documentos dentro del expediente:por su tradición y por su contenido.
- La carpetillo o guarda exterior=>contiene y agrupa los documentos
- El extracto o resumen=>sintetiza el contenido
- La relación de contenido=>breve descripción de cada documento con su fecha y número de orden.
Tramitación del expediente
Consta de varias partes:
-Iniciación:de oficnio y de solicitud de personas interesadas
-Procedimiento: los interesados van produciendo y recibiendo hasta que finalice el hecho.
-Finalización: hay cuatro formas de poner fin al procedimiento: con la resolución, el desistimiento, la renuncia y la caducidad.
-Ejecución.
Procedimientos prácticos=> los expedientes deben seguir un orden, en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente los documentos según el orden en el que se vaya produciendo.Para que no se pierdan ni se desordenen, el personal deberá de enumerar los documentos y elaborar una relación de contenido.
Las series
Existen diferentes definiciones de series, según el Diccionario de Terminología Archivítica se trata de un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o procedimiento.
Clasificación de series documentales
Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases , desde los mas amplios a los mas específicos.
Criterios de clasificación
Consta de varias partes:
-Iniciación:de oficnio y de solicitud de personas interesadas
-Procedimiento: los interesados van produciendo y recibiendo hasta que finalice el hecho.
-Finalización: hay cuatro formas de poner fin al procedimiento: con la resolución, el desistimiento, la renuncia y la caducidad.
-Ejecución.
Procedimientos prácticos=> los expedientes deben seguir un orden, en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente los documentos según el orden en el que se vaya produciendo.Para que no se pierdan ni se desordenen, el personal deberá de enumerar los documentos y elaborar una relación de contenido.
Las series
Existen diferentes definiciones de series, según el Diccionario de Terminología Archivítica se trata de un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o procedimiento.
Clasificación de series documentales
Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases , desde los mas amplios a los mas específicos.
Criterios de clasificación
- Clasificación funcional=> los documentos se agrupan según la función del que sea reflejo o según las actividades de las que son resultado.
- Clasificación orgánica=> son documentos que se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o insitituciones de las que emanan. Sólo tienen un grave inconveniente y es que la organización puede cambiar de denominación y competencia provocando una nueva organización.
- Clasificación por materias=> se establecen grupos según las asuntos que tratan. El inconveniente es que es antinatural por lo que no refleja la estructura y funciones de la organización.
Ordenación física
Consiste en dispone lo documentos de cada uno de los grupos: primero ordenando los documentos resultantes de las actividades de la entidad productora; y segundo, ordenando las series dentro de las secciones y ordenando los documentos dentro de las series.
Criterios de ordenación
Consiste en dispone lo documentos de cada uno de los grupos: primero ordenando los documentos resultantes de las actividades de la entidad productora; y segundo, ordenando las series dentro de las secciones y ordenando los documentos dentro de las series.
Criterios de ordenación
- Ordenación cronológica
- Ordenación alfabética
- Ordenación numérica: siguiendo el número de registros correlativo que se le da en la oficina productora.
- Organización por conceptos:siguiendo un índice previamente confeccionado
La descripción de material de archivo
La descripción se hace de lo general a los específico, creandose primero una descripción para el fondo antes de que se cree para las partes.
La recuperación de información se consigue incluyendo "puntos de acceso" a la descripción.
Mediante una descripción se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales que pueden ser de dos clases:
La descripción se hace de lo general a los específico, creandose primero una descripción para el fondo antes de que se cree para las partes.
La recuperación de información se consigue incluyendo "puntos de acceso" a la descripción.
Mediante una descripción se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales que pueden ser de dos clases:
- Instrumentos de control=> para el orden interior de los fondos y documentos
- Instrumentos de información=> realizados para informes a las personas agenas al archivo.
Instrumentos de descripción
La Guía
Informa de los fondos, describe las grandes agrupaciones documentales y facilita información auxiliar.
Contiene una descripción breve, información diversificada, organigramas de los fondos, etc...
Tipos:
-Censo-Guía
-Guía de fuentes
-Guía orgánica
-Guía de archivo
El Inventario
Describe las series documentales, según la disposición del cuadro de clasificación.
Contiene, autor-productor, historia, organigrama de descripción, unidades y signaturas correspondientes, etc...
Tipos:
-Inventario somero
-Inventario analítico
El catálogo
Se trata de una descripción individualizada y exhaustiva de cada documento, tanto en sus caracteres internos como externos.
Contiene un conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares... sin respetar un orden natural.
Alguno de los elementos fundameltaes son: la fecha, el autor, la tipología, los datos de localización, etc...
La Guía
Informa de los fondos, describe las grandes agrupaciones documentales y facilita información auxiliar.
Contiene una descripción breve, información diversificada, organigramas de los fondos, etc...
Tipos:
-Censo-Guía
-Guía de fuentes
-Guía orgánica
-Guía de archivo
El Inventario
Describe las series documentales, según la disposición del cuadro de clasificación.
Contiene, autor-productor, historia, organigrama de descripción, unidades y signaturas correspondientes, etc...
Tipos:
-Inventario somero
-Inventario analítico
El catálogo
Se trata de una descripción individualizada y exhaustiva de cada documento, tanto en sus caracteres internos como externos.
Contiene un conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares... sin respetar un orden natural.
Alguno de los elementos fundameltaes son: la fecha, el autor, la tipología, los datos de localización, etc...
Tema 9: Retención y Conservación
EL EDIFICIO
Desd un punto de vista arquitectónico, el edificio es un conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo.
El emplazamiento del archivo debe estar lo mas cerca posible de los usuarios, buscando la seguridad y considerando tanto el coste como la disponibilidad del suelo.
La situación idónea será un emplazamiento suburbano y un desdoblamiento en varios centros, en el que el archivo principal se encuentre en un lugar céntrico y los anexos de fondos menos consultados en la periferia.
Características arquitectónicas
Es el espacio donde se cuentran los documentos. Debe ocupar un sitio en la primera planta, aislado del suelo y de las cubiertas del edificio.
El depósito ocupará un total del 60% de la superficie construida, medirá entre 200 y 250 metros cuadrados, y 2,50 metros de altura.
Recomendaciones
Debe cumplir las siguientes características:
Desd un punto de vista arquitectónico, el edificio es un conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo.
El emplazamiento del archivo debe estar lo mas cerca posible de los usuarios, buscando la seguridad y considerando tanto el coste como la disponibilidad del suelo.
La situación idónea será un emplazamiento suburbano y un desdoblamiento en varios centros, en el que el archivo principal se encuentre en un lugar céntrico y los anexos de fondos menos consultados en la periferia.
Características arquitectónicas
- Estructura de hormigón ormado
- Los edificios de madre insustituible, serán tratados con productos ignífugos e insecticidas
- Los cerramientos al exterior serán de piedra natural, ladrillo u otro material de fácil conservación.
- Eliminación de barreras arquitectónicas para facilitar el acceso a minusválidos
Es el espacio donde se cuentran los documentos. Debe ocupar un sitio en la primera planta, aislado del suelo y de las cubiertas del edificio.
El depósito ocupará un total del 60% de la superficie construida, medirá entre 200 y 250 metros cuadrados, y 2,50 metros de altura.
Recomendaciones
- Debe de tener una fuerte resistencia mecánica
- Los suelos, muros y techos serán resistentes al fuego durante dos horas
- Los muros exteriores contarán con medidas de aislamiento térmico
- El acristalamiento deberá ser: inastillable, absorbente de radiaciones y con un aislamiento térmico y acústico.
- La instalación de fontanería de debe atravesar los locales.
- Factores climáticos: en el depósito la humedad será de un 45/65% controlada mediante aparatos deshumificadores y de aire acondicionado; la temperatura alcanzará los 17/18ºC 21ºC como máximo.Y para evitar los rayos ultravioleta se evitarán mantener las ventanas abiertas y se evitará que la luz incita directamente en los documentos.
- El polvo y la contaminación se evitarán aplicando revestimientos sintéticos a las paredes y techos para impedir su desgaste, se recubrirán los suelos con materiales que no acumulen polvo, y se utilizará el aire acondicionado para evitar la contaminación atmosférica.
- El fuego:los materiales utilizados deben ser incombustibles.
- Los factores biológicos:los insectos mas perjudiciales son los xilófogos(carcoma, termitas,lepisma...) y los microorganismos como hongos y bacterias.Esto se evitará limpiando regularmente los depósitos, desifectando los documentos cuando ingresan, etc...
- La instalación eléctrica y de seguridad: la ilumniación debe ser suficiente pero sin excesos y deben de haber sistemas contra el robo y el vandalismo.
Debe cumplir las siguientes características:
- El mobiliario debe ser sólido
- No debe de tener ningún elemento,clavos, ángulos metálicos, que perjudiquea los documentos
- Debe tener una buena ventilación para que no se acumule aire en su interior
- Ha de ser cómodo y de fácil acceso
- Mobiliario horizontal:cajoneras
- Mobiliario vertical:estanterías,compactus,archivadores verticales, mamparas múltiples y porta planos horizontales
- Mobiliario para documentos enrollados
- Enrollado=>para los documentos de gran formato, cuando no se disponga de mobiliario horizontal adecuado.El sistema mas adecuado es el de tambor o alma
- Carpetas=>sistema de protección clásico
- Carpetas con ventana-paspartú=>indicada para documentos pequeños y medio formato, recomendable para los documentos que se van ha exponer frecuentemente.
- Legajo=>consta de dos tapas de cartón duras y una cienta que los une, la documentación se deposita dentro.
- Sobres y camisas=>para documentos muy pequeños o bien por su estado de conservación deben ser guardados con una protección indivudual.
- Cajas de protección para libros y documentos.
Tema 8: Selección y Valoración
LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Todos los documentos tienen, un valor primario, con el que se pretende plasmar la gestión de una actividad determinada;el valor administrativo; y un valos secundario,cuando el documento pasa a servir como fuente de la investigación histórica y para la acción cultural.
Existen otro tipo de valores como el informativo: referente a los documentos utilizados con el fn de referencia o investigación; y el valor intrínseco, que depende de valores como el centenido, las cirscunstacion de su producción, la presencia o no de firmas, etc...
Estos valores se relacionan con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas de archivo.También tiene un papel importante en el proceso de valoración la selección y el expurgo.
CRITERIOS DE VALORACIÓN
La valoración consiste en establecer los criterios que rigen el detino de los documentos, teniendo en cuenta los valores inherentes en los documentos y su gradación.
Hay una serie de criterios a tener en cuenta en el prceso de valoración:
Todos los documentos tienen, un valor primario, con el que se pretende plasmar la gestión de una actividad determinada;el valor administrativo; y un valos secundario,cuando el documento pasa a servir como fuente de la investigación histórica y para la acción cultural.
Existen otro tipo de valores como el informativo: referente a los documentos utilizados con el fn de referencia o investigación; y el valor intrínseco, que depende de valores como el centenido, las cirscunstacion de su producción, la presencia o no de firmas, etc...
Estos valores se relacionan con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas de archivo.También tiene un papel importante en el proceso de valoración la selección y el expurgo.
CRITERIOS DE VALORACIÓN
La valoración consiste en establecer los criterios que rigen el detino de los documentos, teniendo en cuenta los valores inherentes en los documentos y su gradación.
Hay una serie de criterios a tener en cuenta en el prceso de valoración:
- La jerarquía administrativa y funcional
- Los valores primarios
- Los valores secundarios: teniendo en cuenta los valores testimoniales y los valores informativos.
Para determinar el valor secundario además hay que tener en cuenta:
- La exclusividad
- La forma en como se encuentra
- La importancia que los documentos tengan en la investigación y la cultura.
"Identificación, valoración y selección de series documentales, son las primeras actuaciones des gestión documental en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archiveros"
LA SELECCIÓN
Lo que se pretende es determinar el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, determinar el tiempo limite para su conservación o destrucción.
Esta selección se produce en dos etapas:
LA SELECCIÓN
Lo que se pretende es determinar el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, determinar el tiempo limite para su conservación o destrucción.
Esta selección se produce en dos etapas:
- A partir de los valores identificados en la valoración, se establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.
- Se actúa sobre la series aplicando el metodo de selección apropiado para cada caso.
Como no todos los documentos tienen el mismo valor, se toman en cuenta tres premisas:
- Habrá documentos con valor impedecedero que serán de conservación permamente.
- Existirán documentos con valor consistente, pero que caduca con el tiempo.
- Habrá algunas series que se conservan en su totalidad y habrá casos en los que sólo se conservarán fragmentos a modo de testimonio.
MÉTODOS DE SELECCIÓN
- Selección pieza por pieza=>se eliminarán borradores, copias de referencia, duplicados.. y cualquier documento que hinche innecesariamente los expedientes.Es un proceso lento y costos por lo que se aplica a fondos pequeños.
- Selección cualitativa=> puede ser: intrínseca: cuyo objetivo es eliminar documentación sin interés de la sieres grandes o extrínseca: que a su ves puede ser de forma: cronológica, alfabética,topográfica o combinada.
- Selección por muestreo=>extracción de cierto porcentaje de documentos mas o menos representativo de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser conservado en su totalidad.
CALENDARIO DE DISPOSICIÓN
Es donde se especifica el destino de cada serie.Existen dos tipos de calendarios de disposición:
Es donde se especifica el destino de cada serie.Existen dos tipos de calendarios de disposición:
- Calendarios de disposición generales: aplicados a series documentales.
- Calendarios de disposición especiales: aplicados a series documentales de una administración.
ELIMINACIÓN
Los documentos que se hayan destruido en el proceso se volverán como papel reciclable, se reutilizará.. y los documentos secretos o confidenciales se destruirán por completo.
Los documentos que se hayan destruido en el proceso se volverán como papel reciclable, se reutilizará.. y los documentos secretos o confidenciales se destruirán por completo.
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