LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Todos los documentos tienen, un valor primario, con el que se pretende plasmar la gestión de una actividad determinada;el valor administrativo; y un valos secundario,cuando el documento pasa a servir como fuente de la investigación histórica y para la acción cultural.
Existen otro tipo de valores como el informativo: referente a los documentos utilizados con el fn de referencia o investigación; y el valor intrínseco, que depende de valores como el centenido, las cirscunstacion de su producción, la presencia o no de firmas, etc...
Estos valores se relacionan con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas de archivo.También tiene un papel importante en el proceso de valoración la selección y el expurgo.
CRITERIOS DE VALORACIÓN
La valoración consiste en establecer los criterios que rigen el detino de los documentos, teniendo en cuenta los valores inherentes en los documentos y su gradación.
Hay una serie de criterios a tener en cuenta en el prceso de valoración:
Todos los documentos tienen, un valor primario, con el que se pretende plasmar la gestión de una actividad determinada;el valor administrativo; y un valos secundario,cuando el documento pasa a servir como fuente de la investigación histórica y para la acción cultural.
Existen otro tipo de valores como el informativo: referente a los documentos utilizados con el fn de referencia o investigación; y el valor intrínseco, que depende de valores como el centenido, las cirscunstacion de su producción, la presencia o no de firmas, etc...
Estos valores se relacionan con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas de archivo.También tiene un papel importante en el proceso de valoración la selección y el expurgo.
CRITERIOS DE VALORACIÓN
La valoración consiste en establecer los criterios que rigen el detino de los documentos, teniendo en cuenta los valores inherentes en los documentos y su gradación.
Hay una serie de criterios a tener en cuenta en el prceso de valoración:
- La jerarquía administrativa y funcional
- Los valores primarios
- Los valores secundarios: teniendo en cuenta los valores testimoniales y los valores informativos.
Para determinar el valor secundario además hay que tener en cuenta:
- La exclusividad
- La forma en como se encuentra
- La importancia que los documentos tengan en la investigación y la cultura.
"Identificación, valoración y selección de series documentales, son las primeras actuaciones des gestión documental en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archiveros"
LA SELECCIÓN
Lo que se pretende es determinar el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, determinar el tiempo limite para su conservación o destrucción.
Esta selección se produce en dos etapas:
LA SELECCIÓN
Lo que se pretende es determinar el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, determinar el tiempo limite para su conservación o destrucción.
Esta selección se produce en dos etapas:
- A partir de los valores identificados en la valoración, se establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.
- Se actúa sobre la series aplicando el metodo de selección apropiado para cada caso.
Como no todos los documentos tienen el mismo valor, se toman en cuenta tres premisas:
- Habrá documentos con valor impedecedero que serán de conservación permamente.
- Existirán documentos con valor consistente, pero que caduca con el tiempo.
- Habrá algunas series que se conservan en su totalidad y habrá casos en los que sólo se conservarán fragmentos a modo de testimonio.
MÉTODOS DE SELECCIÓN
- Selección pieza por pieza=>se eliminarán borradores, copias de referencia, duplicados.. y cualquier documento que hinche innecesariamente los expedientes.Es un proceso lento y costos por lo que se aplica a fondos pequeños.
- Selección cualitativa=> puede ser: intrínseca: cuyo objetivo es eliminar documentación sin interés de la sieres grandes o extrínseca: que a su ves puede ser de forma: cronológica, alfabética,topográfica o combinada.
- Selección por muestreo=>extracción de cierto porcentaje de documentos mas o menos representativo de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser conservado en su totalidad.
CALENDARIO DE DISPOSICIÓN
Es donde se especifica el destino de cada serie.Existen dos tipos de calendarios de disposición:
Es donde se especifica el destino de cada serie.Existen dos tipos de calendarios de disposición:
- Calendarios de disposición generales: aplicados a series documentales.
- Calendarios de disposición especiales: aplicados a series documentales de una administración.
ELIMINACIÓN
Los documentos que se hayan destruido en el proceso se volverán como papel reciclable, se reutilizará.. y los documentos secretos o confidenciales se destruirán por completo.
Los documentos que se hayan destruido en el proceso se volverán como papel reciclable, se reutilizará.. y los documentos secretos o confidenciales se destruirán por completo.
No hay comentarios:
Publicar un comentario