Normalizar=> regularizar o poner en orden lo que no estaba; tipificar, ajustar a un tipo, modelo o norma.(Diccionario de la Lengua Española)
Proceso normalizador:
Proceso normalizador:
- Estudio previo
- Simplificación
- Consenso
- Aplicación generalizada
Esta normalización en la archivística afecta a la gestión documental, la administración de archivos y al tratamiento de los documentos, tanto en la organizción como en la descripción.
Evaluación de las normas de descripción archivística
El caso de EEUU
En los años 80, Steven Hensen, intenta elaborar un manual general con el que se pudiera describir cualquier tipo de documento de archivo y destacara los aspectos de la descripción archivística frent a las de descripción bibliográfica.
En en 1983 cuando aparece la primera edición de de archivo el Archives Personal Papers and Manusupts (APPM), que se trata de la primera de caráter normativo.
El APPM se divide en dos partes: la primera parte en la descripción y la segunda en puntos de acceso.
En la primera parte la estructura se presenta igual que en las AACR2, con 7 áreas, aunque 4 no coinciden.
Las áreas son:
-Área de título y mención de responasiblidad
-Área de edición
-Área de los detalles específicos del material
-Área de fecha
-Área de descripción física
-Área de serie
-Área de notas
USMARC AMC
Este formato se crea con la intención de sustentar la formación de un sistema nacional de información archivística.
Presenta a grandes rasgos la misma configuración que el resto de los formatos MARC, aunque presenta cambios en la parte de contenido.
Manual of Archival Description (MAD)
Tiene su origen en 1980 pero no se pone en marcha hasta 1984. Tenía como objetivo formular normas específicas para la descripción archivística.
En 1986 se crea la primera edición por Michael Cook, y en 1989 la segunda realizada junto a Margareth Procter. Esta segunda edición incluía además algunas modificaciones como un mayor número de formatos para la elaboración de instrumentos de descripción, reglas específicas para tipos de documentos determinados, etc... A finales del 2000 fue publicada la tercera edición.
Al final el objeto general es sintetizar y codificar la práctica tradicional.
Está dividido en 5 partes:
Evaluación de las normas de descripción archivística
El caso de EEUU
En los años 80, Steven Hensen, intenta elaborar un manual general con el que se pudiera describir cualquier tipo de documento de archivo y destacara los aspectos de la descripción archivística frent a las de descripción bibliográfica.
En en 1983 cuando aparece la primera edición de de archivo el Archives Personal Papers and Manusupts (APPM), que se trata de la primera de caráter normativo.
El APPM se divide en dos partes: la primera parte en la descripción y la segunda en puntos de acceso.
En la primera parte la estructura se presenta igual que en las AACR2, con 7 áreas, aunque 4 no coinciden.
Las áreas son:
-Área de título y mención de responasiblidad
-Área de edición
-Área de los detalles específicos del material
-Área de fecha
-Área de descripción física
-Área de serie
-Área de notas
USMARC AMC
Este formato se crea con la intención de sustentar la formación de un sistema nacional de información archivística.
Presenta a grandes rasgos la misma configuración que el resto de los formatos MARC, aunque presenta cambios en la parte de contenido.
Manual of Archival Description (MAD)
Tiene su origen en 1980 pero no se pone en marcha hasta 1984. Tenía como objetivo formular normas específicas para la descripción archivística.
En 1986 se crea la primera edición por Michael Cook, y en 1989 la segunda realizada junto a Margareth Procter. Esta segunda edición incluía además algunas modificaciones como un mayor número de formatos para la elaboración de instrumentos de descripción, reglas específicas para tipos de documentos determinados, etc... A finales del 2000 fue publicada la tercera edición.
Al final el objeto general es sintetizar y codificar la práctica tradicional.
Está dividido en 5 partes:
- Una introducción general
- Los elementos y la estructura de los documentos de archivo
- Formatos de descripción
- Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística
- Recomendaciones para la descripción de algunos tipos documentales concretos y en soportes especiales.
Su estructura está dividida en dos partes:
-El sector de descripción archivística integrado por:
-El sector de descripción archivística integrado por:
- Área de mención e identidad
- Área de historia administrativa y de custodia
- Área de contenido y carácter
- Área de acceso, publicación y referencia
-El sector de información de gestión( es exclusivo de MAD2), y está agrupado en tres áreas:
- Área de información
- Área de control y proceso
- Área de conservación
El caso de Canadá
"Reglas para la descripción de documentos archivos"(RDDA)
Tiene un valor normativo.
Los Archiveros canadienses usarán las áreas de descripción bibliográfica, adaptando aquellas de contenido bilbliográfico para incluir datos de carácter archivístico y admitirá la creación de nuevas áreas, concretamente el área de descripción de documentos de archivo.
La principal aportación de la RDDA ha sido definir en precisión, los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción.
El segundo nivel de descripción comprende todos los elementos de la RDDA aplicados a la unidad de descripción.
Tanto la APPM como la RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliofráfico.
La norma ISAD (G)
Desarrollo
La norma ISAD (G) se ideó con la intención de elaborar unas directrices generales de descripción de documentos.
Ésta debía contar con el conseso general para ello era dictado por un organismo internacional cuya autoridad fuera reconocida por la comunidad archivística mundia (CIA), y cada país aportaría demás su punto de vista oficial y profesional.
El período de revisión de la primera versión caba en 1998 y en el año 2000 tra una segunda revisión se presenta la 2º edición. En sta se realizan unos cambios terminológicos y conceptuales y unos cambios estructurales.
La descripción multinivel
Consiste en llevar a cabo la descripcion de un fondo, utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y realizando las descripciones resultantes de forma jerárquica.
En esta descripción hay que diferenciar dos grados de aplicación:
"Reglas para la descripción de documentos archivos"(RDDA)
Tiene un valor normativo.
Los Archiveros canadienses usarán las áreas de descripción bibliográfica, adaptando aquellas de contenido bilbliográfico para incluir datos de carácter archivístico y admitirá la creación de nuevas áreas, concretamente el área de descripción de documentos de archivo.
La principal aportación de la RDDA ha sido definir en precisión, los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción.
El segundo nivel de descripción comprende todos los elementos de la RDDA aplicados a la unidad de descripción.
Tanto la APPM como la RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliofráfico.
La norma ISAD (G)
Desarrollo
La norma ISAD (G) se ideó con la intención de elaborar unas directrices generales de descripción de documentos.
Ésta debía contar con el conseso general para ello era dictado por un organismo internacional cuya autoridad fuera reconocida por la comunidad archivística mundia (CIA), y cada país aportaría demás su punto de vista oficial y profesional.
El período de revisión de la primera versión caba en 1998 y en el año 2000 tra una segunda revisión se presenta la 2º edición. En sta se realizan unos cambios terminológicos y conceptuales y unos cambios estructurales.
La descripción multinivel
Consiste en llevar a cabo la descripcion de un fondo, utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y realizando las descripciones resultantes de forma jerárquica.
En esta descripción hay que diferenciar dos grados de aplicación:
- Primer grado: a cada nivel de clasificación le corresponde un nivel de descripción
- Segundo grado: relacionar jerárquicamente las descripciones resultantes de la fase anterior.
De todas formas, la ISAD(G) establece un grupo de 5 niveles de descripción que van de lo general a lo específico.
Pero la normal no obliga el nivel de descripción al que se debe llegar.
Entre los factores que influyen a decidir el nivel destacan:la complejidad de la estructura del fondo documental, el volumen del fondo, las demandas de información de los usuarios y el valor histórico de los documentos.
Las reglas de descripción multinivel
Para la aplicación de la descripción multinivel, las ISAD(G) propone 4 reglas:
Pero la normal no obliga el nivel de descripción al que se debe llegar.
Entre los factores que influyen a decidir el nivel destacan:la complejidad de la estructura del fondo documental, el volumen del fondo, las demandas de información de los usuarios y el valor histórico de los documentos.
Las reglas de descripción multinivel
Para la aplicación de la descripción multinivel, las ISAD(G) propone 4 reglas:
- Regla de descripción de lo general a lo particular
- Regla de información pertinente para el niver de decripción
- Regla de vinculación de las descripciones
- Regla de no repetición de la información
Estructura
Áreas y elementos
1) Área de mención de identidad
Áreas y elementos
1) Área de mención de identidad
- Código de referencia
- Título
- Fecha
- Nivel de descripción
- Extensión y soporte
2) Área de contexto
- Nombre del productor
- Historia institucional/ Biografía
- Histora archivística
- Fuente de inmediato de adquisición o transferencia
3) Área de contexto y estructura
- Alcance y contenido
- Información sobre valoración, selección y eliminación
- Nuevos ingresos
- Sistema de organización
4) Área de condiciones de acceso y utilización
- Condiciones que rige el acceso
- Condiciones que rige la reproducción
- Lengua/escritura del material
- Características físicas y requisitos técnicos
- Instrumentos de descrpción
5) Área de materiales relacionados
- Existencia y localización de los originales
- Existencia y localización de copias
- Unidad de descripción relacionadas
- Nota de publicación
6) Área de notas
- Nota
7) Área de control de la descripción
- Nota del archivero
- Reglas o convenciones
- Fecha de la descripción
El control de autoridades en archivos
¿Qué son los puntos de acceso?
Son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y licalizar una descripción archivística.
Existen dos grados de normalización de los puntos de acceso:
¿Qué son los puntos de acceso?
Son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y licalizar una descripción archivística.
Existen dos grados de normalización de los puntos de acceso:
- Aplicar unas reglas comunes
- Estableces una forma única de punto de acceso.Control de autoridades:
- Permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades
- Acutar como sistema de referencia e información
- Facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental
La norma ISAAR (CPF)
Trata de estableces unas reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivístico que describe entidades corporativas; personas, familiares que pueden ser considerados como creadores en las descripciones de los documentos de archivo.
Para llevar a cabo esto, la norma comprende dos aspectos:
Trata de estableces unas reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivístico que describe entidades corporativas; personas, familiares que pueden ser considerados como creadores en las descripciones de los documentos de archivo.
Para llevar a cabo esto, la norma comprende dos aspectos:
- La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivos
- La descripción de todos aquellos atributos que son necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental
Estructura
Área y elementos
1) Área de control y autoridad
Utilidad: establece la entrada autorizada y la relaciona a otras entidades
Elementos:
Área y elementos
1) Área de control y autoridad
Utilidad: establece la entrada autorizada y la relaciona a otras entidades
Elementos:
- Código de identificación
- Tipo de encabezamiento autorizado
- Entrada autorizada
- Entrada paralela
- Forma excluida
- Entrada autorizada relacionada
2) Área de información
Utilidad: proporcina información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada.
Elementos:
Utilidad: proporcina información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada.
Elementos:
- Entidades
- Personas
- Familias
3) Área de notas
Utilidad: informe sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado
Elementos:
Utilidad: informe sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado
Elementos:
- Nota del archivero
- Reglas o convenciones
- Fecha
La descripción archivística codificada:EAD
El EAD es una estructura normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambios, acceder a elos a largo plazo y emplear la información que contiene.
Es un formato de comunicación que permite a los archiveros distribuir electrónicamente instrumentos de descripción a usuarios distantes o locales.
Es además una teconología basada en normas previas, independientemente de plataformas informáticas.
La EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML/XML
El objeto de codificación son los inventarios y los registros.
El objetivo por tanto es facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción a un entorno electrónico.
La norma EAD:
El EAD es una estructura normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambios, acceder a elos a largo plazo y emplear la información que contiene.
Es un formato de comunicación que permite a los archiveros distribuir electrónicamente instrumentos de descripción a usuarios distantes o locales.
Es además una teconología basada en normas previas, independientemente de plataformas informáticas.
La EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML/XML
El objeto de codificación son los inventarios y los registros.
El objetivo por tanto es facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción a un entorno electrónico.
La norma EAD:
- Determina los tipos de elementos utilizados
- Determina los atributos que éstos pueden tener asociados
- Especifíca el contenido que tales tipo de elementos puede incluir
La EAD establece un número de 145 elementos, estableciendo para cada uno de ellos un nombre completo y un identificador genérico.
Los atributos son una forma de incorporar características a los elementos, tiene su propio nombre y pueden tomar varios valores. Los atributos son opcionales pero los hay obligatorios.
Visión general de un documento EAD:
Se compone de tres partes principales:
Los atributos son una forma de incorporar características a los elementos, tiene su propio nombre y pueden tomar varios valores. Los atributos son opcionales pero los hay obligatorios.
Visión general de un documento EAD:
Se compone de tres partes principales:
- La cabecera
- La información preliminar
- El instrumento de descripción: con la descripción archivística y la información descrita complemetanria.
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