APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS RESPECTO AL ORIGEN Y ORDEN ORIGINAL EN LOS FONDOS DE ARCHIVO
El arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas que se pueden definir en tres aspectos:
El arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas que se pueden definir en tres aspectos:
- Clasificar los fondos
- Ordenar los documentos
- Elaborar un cuadro o esquema que ponga de relieve la estructuración desde el fondo
Los documentos.Tipos documentales
-Documentos de decisión=>resoluciones y acuerdos
-Documentos de transimisión=>comunicaciones, notificaciones y publicaciones
-Documentos de constancia=>actas, certificados, certificaciones acto y presunto
-Docuementos de juicio=>informes
-Documentos de los ciudadanos=>solilcitudes, denuncias, alegaciones y recursos
Agrupaciones documentales.Expedientes y Series
Los expedientes
Un expediente es un conjunto de documentos que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Partes del expediente
-Documentos de decisión=>resoluciones y acuerdos
-Documentos de transimisión=>comunicaciones, notificaciones y publicaciones
-Documentos de constancia=>actas, certificados, certificaciones acto y presunto
-Docuementos de juicio=>informes
-Documentos de los ciudadanos=>solilcitudes, denuncias, alegaciones y recursos
Agrupaciones documentales.Expedientes y Series
Los expedientes
Un expediente es un conjunto de documentos que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Partes del expediente
- Los documentos=>se producen e insertan de manera sucesiva, unidos por la relación causa-efecto.Se pueden diferenciar distintos tipos de documentos dentro del expediente:por su tradición y por su contenido.
- La carpetillo o guarda exterior=>contiene y agrupa los documentos
- El extracto o resumen=>sintetiza el contenido
- La relación de contenido=>breve descripción de cada documento con su fecha y número de orden.
Tramitación del expediente
Consta de varias partes:
-Iniciación:de oficnio y de solicitud de personas interesadas
-Procedimiento: los interesados van produciendo y recibiendo hasta que finalice el hecho.
-Finalización: hay cuatro formas de poner fin al procedimiento: con la resolución, el desistimiento, la renuncia y la caducidad.
-Ejecución.
Procedimientos prácticos=> los expedientes deben seguir un orden, en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente los documentos según el orden en el que se vaya produciendo.Para que no se pierdan ni se desordenen, el personal deberá de enumerar los documentos y elaborar una relación de contenido.
Las series
Existen diferentes definiciones de series, según el Diccionario de Terminología Archivítica se trata de un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o procedimiento.
Clasificación de series documentales
Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases , desde los mas amplios a los mas específicos.
Criterios de clasificación
Consta de varias partes:
-Iniciación:de oficnio y de solicitud de personas interesadas
-Procedimiento: los interesados van produciendo y recibiendo hasta que finalice el hecho.
-Finalización: hay cuatro formas de poner fin al procedimiento: con la resolución, el desistimiento, la renuncia y la caducidad.
-Ejecución.
Procedimientos prácticos=> los expedientes deben seguir un orden, en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente los documentos según el orden en el que se vaya produciendo.Para que no se pierdan ni se desordenen, el personal deberá de enumerar los documentos y elaborar una relación de contenido.
Las series
Existen diferentes definiciones de series, según el Diccionario de Terminología Archivítica se trata de un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o procedimiento.
Clasificación de series documentales
Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases , desde los mas amplios a los mas específicos.
Criterios de clasificación
- Clasificación funcional=> los documentos se agrupan según la función del que sea reflejo o según las actividades de las que son resultado.
- Clasificación orgánica=> son documentos que se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o insitituciones de las que emanan. Sólo tienen un grave inconveniente y es que la organización puede cambiar de denominación y competencia provocando una nueva organización.
- Clasificación por materias=> se establecen grupos según las asuntos que tratan. El inconveniente es que es antinatural por lo que no refleja la estructura y funciones de la organización.
Ordenación física
Consiste en dispone lo documentos de cada uno de los grupos: primero ordenando los documentos resultantes de las actividades de la entidad productora; y segundo, ordenando las series dentro de las secciones y ordenando los documentos dentro de las series.
Criterios de ordenación
Consiste en dispone lo documentos de cada uno de los grupos: primero ordenando los documentos resultantes de las actividades de la entidad productora; y segundo, ordenando las series dentro de las secciones y ordenando los documentos dentro de las series.
Criterios de ordenación
- Ordenación cronológica
- Ordenación alfabética
- Ordenación numérica: siguiendo el número de registros correlativo que se le da en la oficina productora.
- Organización por conceptos:siguiendo un índice previamente confeccionado
La descripción de material de archivo
La descripción se hace de lo general a los específico, creandose primero una descripción para el fondo antes de que se cree para las partes.
La recuperación de información se consigue incluyendo "puntos de acceso" a la descripción.
Mediante una descripción se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales que pueden ser de dos clases:
La descripción se hace de lo general a los específico, creandose primero una descripción para el fondo antes de que se cree para las partes.
La recuperación de información se consigue incluyendo "puntos de acceso" a la descripción.
Mediante una descripción se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales que pueden ser de dos clases:
- Instrumentos de control=> para el orden interior de los fondos y documentos
- Instrumentos de información=> realizados para informes a las personas agenas al archivo.
Instrumentos de descripción
La Guía
Informa de los fondos, describe las grandes agrupaciones documentales y facilita información auxiliar.
Contiene una descripción breve, información diversificada, organigramas de los fondos, etc...
Tipos:
-Censo-Guía
-Guía de fuentes
-Guía orgánica
-Guía de archivo
El Inventario
Describe las series documentales, según la disposición del cuadro de clasificación.
Contiene, autor-productor, historia, organigrama de descripción, unidades y signaturas correspondientes, etc...
Tipos:
-Inventario somero
-Inventario analítico
El catálogo
Se trata de una descripción individualizada y exhaustiva de cada documento, tanto en sus caracteres internos como externos.
Contiene un conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares... sin respetar un orden natural.
Alguno de los elementos fundameltaes son: la fecha, el autor, la tipología, los datos de localización, etc...
La Guía
Informa de los fondos, describe las grandes agrupaciones documentales y facilita información auxiliar.
Contiene una descripción breve, información diversificada, organigramas de los fondos, etc...
Tipos:
-Censo-Guía
-Guía de fuentes
-Guía orgánica
-Guía de archivo
El Inventario
Describe las series documentales, según la disposición del cuadro de clasificación.
Contiene, autor-productor, historia, organigrama de descripción, unidades y signaturas correspondientes, etc...
Tipos:
-Inventario somero
-Inventario analítico
El catálogo
Se trata de una descripción individualizada y exhaustiva de cada documento, tanto en sus caracteres internos como externos.
Contiene un conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares... sin respetar un orden natural.
Alguno de los elementos fundameltaes son: la fecha, el autor, la tipología, los datos de localización, etc...
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