Tema 7: La gestión de documentos; Normativa.

Esta gestión se rige por la norma ISO 15489 editada en septiembre de 2001 con el objetico de garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar y utilizar los documentos de archivo que necestia.

Consta de dos partes:

• ISO 15489-1:2001-que proporciona una guía sobre como gestionar los documentos de archivo.
• ISO/TR 15489-2:2001-es un informe técino que proporciona una metología para su implantación.

Tanto la parte general como el informte técnico, se aplica a los documentos en cualquier formato o soporte.

Metodología ISO-15489

• PASO A: Investigación preliminar.

Lo primero es identificar y documentar la estructura, los contextos administrativos, lega, comercial y social.
Para llevar a cabo este proceso hay que realizar los siguientes pasos:

1. Determinar el alcance de la investigación; es decir, el marco legal, los miembros internos y externos de la organización, etc...
2. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.Las fuentes que se pueden consultar son de carácter interno: como las páginas web de la organización, los informes anuales, etc... ; y de carácter externo:la legislación, informes y directrices, normas, etc...Posteriormente se realiza una entrevista con el personal de la organizción.
3. Documentar nuestra investigación, reuniendo todas las fuentes consultadas en la investigación preliminar.
4. Proponer un informe con el resultado de la investigación preliminar.

Todo este proceso quedará como punto de referencia fijo para los siguientes proyectos de gestión de documentos.

• PASO B: Análisis de la actividad de la organización.

En este paso se establece el modelo de las actividades llevadas a cabo en la organización, para ello se realiza un análisis jerárquico/funcional o un análisis de procesos.
Las etapas de este análisis son:

1. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
2. Identificar y documentar cada función , actividad y transacción.
3. Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad realizado por la organización y el mapa de procesos de la misma.

• PASO C: Identificicación de requerimientos en materia de gestión de documentos.

Lo que se pretende en este paso es la creación, mantenimiento y disposición de documentos; diseñar sistemas que capturen t mantengan los documentos, etc...
Etapas de esta identificación:

1. Analizar fuentes de información.
2. Identificación de requerimientos legales/normativos, operacionales y sociales.
3. Documentar los requerimientos identificados.

• PASO D: Evaluación de los sistemas existentes.

Comprobar que la organización posea algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones.
Las diferentes etapas son:

1. Identificar los sistemas existentes en nuestra organización.
2. Analizar los sistemas existentes.
3. Preparar un informe como resultado de la identificiación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización.

• PASO E:Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de docuementos.

Los pasos para ver que estrategia se va a seguir:

1) Investigar las diferentes estrategias a través de cautro enfoques:

• enfoque basado en políticas
• enfoque basado en el diseño
• enfoque de implementación específica
• enfoque de desarrollo e implementación de normas

2) Identificar las estrategias mas adecuadas a nuestras necesidades

3) Evaluar los factores que puen apoyar o poner freno a la realización de estas estrategias.

4) Adoptar la estrategia mas adecuada.

• PASO F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.

Esto se realizará viendo que tipo de infraestructura es la adecuada cuyo desarrollo conllevará el diseño de cambios en los sistemas, la adaptación de soluciones tecnológicas y la determinación de cuál es la mejor forma de implantar estos cambios para mejorar la gestión de documentos de nuestra organización.

• PASO G: Implementación del sistema de gestión de documentos.

• PASO H: Revisión posterior en la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo.